Check-in en ligne : s’enregistrer avant d’arriver

Le check-in en ligne, ou enregistrement en ligne, consiste à envoyer au voyageur un lien privé, avant son séjour, pour qu’il renseigne lui-même ses informations : identité, heure d’arrivée, pièces d’identité, parfois la signature du contrat de location.

L’équipe arrive le jour J avec des données déjà prêtes à vérifier, au lieu de tout saisir au comptoir.

Ce que le voyageur fournit

Selon l’établissement, le voyageur indique en général :

• Son identité et celle des personnes qui l’accompagnent
• Son heure d’arrivée prévue et un numéro de contact
• La photo de sa pièce d’identité : passeport, carte nationale ou titre de séjour
• Son accord sur les conditions de séjour ou la signature du contrat

Pourquoi le mettre en place

Moins d’attente et moins de saisie à l’arrivée, des informations plus justes parce que le voyageur les écrit lui-même, et une équipe qui sait avant l’arrivée qui vient, à quelle heure et s’il manque un document. C’est aussi la base pour préparer la fiche de police sans ressaisie.

Bonnes pratiques

• Envoyer le lien dès la confirmation de réservation, puis un rappel avant l’arrivée
• Choisir un formulaire qui fonctionne bien sur téléphone et en plusieurs langues
• Vérifier chaque document avant l’arrivée et relancer s’il manque une pièce
• Ne garder les photos des pièces d’identité que le temps nécessaire

Données personnelles

Une pièce d’identité est une donnée personnelle. Au Maroc, la loi n° 09-08 et la CNDP encadrent leur traitement. Stockez les documents dans un espace protégé par connexion, limitez l’accès aux personnes qui en ont besoin et supprimez-les après le séjour. En cas de doute sur vos obligations, renseignez-vous auprès de la CNDP ou d’un conseil juridique.